Діджиталізація документообігу: законодавчі аспекти, переваги та недоліки, ефективність впровадження

Digitalization of the documents flow: legislation problems, advantages and disadvantages, implementation efficiency

КОРОЛЮК, Тетяна
РАПА, Наталія
KOROLYUK, Tetyana
RAPA, Nataliia

Тернопільський національний технічний університет імені Івана Пулюя, вул. Руська, 56, м. Тернопіль, 46001, Україна
Ternopil Ivan Puluj National Technical University, 56 Ruska str., Ternopil, 46001, Ukraine

Королюк Т. Діджиталізація документообігу: законодавчі аспекти, переваги та недоліки, ефективність впровадження [Електронний ресурс] / Тетяна Королюк, Наталія Рапа // Соціально- економічні проблеми і держава. — 2021. — Вип. 2 (25). — С. 270-280. — Режим доступу: http://sepd.tntu.edu.ua/images/stories/pdf/2021/21ktmnev.pdf

Korolyuk, T. & Rapa, N. (2021) Didzhytalizatsiia dokumentoobihu: zakonodavchi aspekty, perevahy ta nedoliky, efektyvnist vprovadzhennia [Digitalization of the documents flow: legislation problems, advantages and disadvantages, implementation efficiency]. Sotsialnoekonomichni problemy i derzhava [Socio-Economic Problems and the State] (electronic journal), Vol. 25, no. 2, pp. 270-280. Available at: http://sepd.tntu.edu.ua/images/stories/pdf/2021/21ktmnev.pdf

Електронне наукове фахове видання "Соціально-економічні проблеми і держава"

2(25)

лис-2021

жов-2021

26-лип-2022

Тернопільський національний технічний університет імені Івана Пулюя та Академія соціального управління (Україна)

UA

Тернопіль

https://orcid.org/0000-0002-8142-8310

https://doi.org/10.33108/sepd2022.02.270

657

M41

документообіг
підприємство
документ
програмне забезпечення
діджиталізація
облік
documents flow
enterprise
document
software
digitalization
accounting

11

270-280

270

280

В статті визначено, що глобальна діджиталізація зумовила перехід господарюючих суб’єктів на електронний документообіг. Розглянуто нормативно-правове регулювання роботи з електронними документами. Встановлено, що законодавство України визначило законність використання електронного документообігу в господарській діяльності підприємств. Виявлено, що електронний документообіг дає можливість зекономити 60% сукупного часу документообігу на підприємстві. Систематизовано переваги та недоліки електронного документообігу, обґрунтовано, що система електронного документообігу є оптимальним рішенням для господарюючого суб’єкта з позиції економії витрат часу, фінансових витрат та при прийнятті управлінських рішень. Вивчено особливості двох видів електронного документообігу: внутрішнього та зовнішнього документообігу. Узагальнено послідовність переходу підприємства на електронний документообіг. Проаналізовано найбільш поширені системи електронного документообігу в Україні. Встановлено, що лише господарюючий суб’єкт може прийняти рішення, яка система електронного документообігу буде оптимальною для нього. Наведено схему діджиталізації документообігу, яка дасть можливість зрозуміти та визначити послідовність електронного документообігу на підприємстві. Відзначено складові, які необхідно врахувати при впровадженні електронного документообігу на підприємстві. Це забезпечить якісною інформацією підприємство при прийнятті управлінських рішень та дозволить ефективно автоматизувати інформаційні процеси в господарській діяльності. Визначено показники для оцінювання ефективності впровадження електронного документообігу (витрати на документообіг, результати роботи відповідного виду діяльності, витрати відповідного виду діяльності, оперативність управління), оцінка яких дає можливість визначити напрями оптимізації та удосконалення системи електронного документообігу.

The article states that global digitalization caused the transition of economic entities to digital documents flow. The standard legal regulations of work with digital documents were analyzed. It is established that the legislation of Ukraine has determined the legality of the digital documents flow implementation in the economic activity of enterprises. It was found that digital documents flow makes possible 60% saving of the total time of documents flow at the enterprise. Advantages and disadvantages of digital documents flow were systematized. It is specified that the digital documents flow is the proper solution for the business entity from the point of view of time saving, financial costs and management decisions. Features of two types of digital documents flow were studied; internal and external documents flow in particular. The sequence of transition of the enterprise to digital documents flow was generalized. The most common digital documents flow systems in Ukraine were analyzed. It has been established that only an economic entity can specify which digital documents flow system will be the most suitable for it. The scheme of digitalization of digital documents flow which will give the chance to realize and define sequence of digital documents flow at the enterprise was resulted. The components that must be taken into account to implement digital documents flow at the enterprise were specified. They will provide quality information to the enterprise for making management decisions and will effectively digitalize information processes in business. Indicators for assessing the effectiveness of the implementation of digital documents flow (costs of documents flow, the results of the relevant activity, the costs of the relevant activity, management efficiency), the assessment of which will identify areas for optimization and improvement of digital documents flow system, were specified.

The authors received no direct funding for this research.

http://elartu.tntu.edu.ua/handle/lib/38584

2223-3822

Електронне наукове фахове видання «Соціально-економічні проблеми і держава»

http://sepd.tntu.edu.ua/images/stories/pdf/2021/21ktmnev.pdf
https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17
https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#Text
http://zakon.rada.gov.ua/cgi-bin/laws/main.cgi?nreg=996-14
https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2155-19#Text
https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1421-14#Text
https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#Text
https://tax.gov.ua/zakonodavstvo/podatkove-zakonodavstvo/nakazi/62295.html
https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#Text
https://medoc.ua/blog/vprovadzhennja-edo-chomu-zaraz
https://ain.business/2021/05/28/5-edo-systems/

1. Податковий кодекс України від 20.04.2011 р. №2755-17. URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17 (дата звернення: 07.10.2021).
2. Про електронні документи та електронний документообіг : Закон України від 22.05.2003 р. № 851-ІV. URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#Text (дата звернення: 14.10.2021).
3. Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні : Закон України від 16.07.99 р. № 996-XIV. URL: http://zakon.rada.gov.ua/cgi-bin/laws/main.cgi?nreg=996-14 (дата звернення: 14.10.2021).
4. Про електронні довірчі послуги : Закон України від 05.10.2017 р. № 2155-VIII. URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2155-19#Text (дата звернення: 14.10.2021).
5. Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання: Наказ Міністерства юстиції України від 11.11.2014 р. № 1886/5. URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1421-14#Text (дата звернення: 14.10.2021).
6. Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях : Наказ Міністерства юстиції України від 18.06.2015 р. № 1000/5. URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#Text (дата звернення: 14.10.2021).
7. Інструкція з підготовки і подання податкових документів в електронному вигляді засобами телекомунікаційного зв’язку : Наказ Державної податкової адміністрації України від 10.04.08 р. № 233. URL: https://tax.gov.ua/zakonodavstvo/podatkove-zakonodavstvo/nakazi/62295.html (дата звернення: 14.10.2021).
8. Положення про документальне забезпечення записів в бухгалтерському обліку : Наказ Міністерства фінансів України від 24.05.1995 р. № 88. URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#Text (дата звернення: 14.10.2021).
9. Королюк Т. М., Мазуренок О. Р. Діджиталізація діяльності підприємств: тенденції, цифровий облік, перспективи. Галицький економічний вісник. 2021. Том 70. № 3. С. 59–70

https://doi.org/10.33108/galicianvisnyk_tntu2021.03.059

10. Королюк Т., Кравчук Н., Карп І. Стан та тенденції розвитку організації документообігу в інформаційній системі управління підприємством. Галицький економічний вісник. 2020. Том 67. № 6. С. 79–89.

https://doi.org/10.33108/galicianvisnyk_tntu2020.06.079

11. Впровадження ЕДО: чому зараз? URL: https://medoc.ua/blog/vprovadzhennja-edo-chomu-zaraz.
12. 5 систем електронного документообігу для бізнесу. URL: https://ain.business/2021/05/28/5-edo-systems/

1. Podatkovyy kodeks Ukrayiny [Tax Code of Ukraine]. Available at: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17 (accessed 16 October 2021).
2. Zakon Ukrayiny «Pro elektronni dokumenty ta elektronnyi dokumentoobih» [Law of Ukraine «On electronic documents and digital documents flow»]. Available at: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#Text (accessed 16 October 2021).
3. Zakon Ukrayiny «Pro bukhhaltersʹkyy oblik ta finansovu zvitnistʹ v Ukrayini» [Law of Ukraine «On accounting and financial reporting in Ukraine»]. Available at: http://zakon.rada.gov.ua/cgi-bin/laws/main.cgi?nreg=996-14 (accessed 16 October 2021).
4. Zakon Ukrayiny «Pro elektronni dovirchi posluhy» [Law of Ukraine «On electronic trust services»]. Available at: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2155-19#Text (accessed 16 October 2021).
5. Poryadok roboty z elektronnymy dokumentamy u dilovodstvi ta yikh pidhotovky do peredavannya na arkhivne zberihannya : Nakaz Ministerstva yustytsiyi Ukrayiny [Procedure for working with electronic documents in office work and their preparation for transfer to archival storage: Order of the Ministry of Justice of Ukraine]. Available at: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1421-14#Text (accessed 16 October 2021).
6. Pravyla orhanizatsiyi dilovodstva ta arkhivnoho zberihannya dokumentiv u derzhavnykh orhanakh, orhanakh mistsevoho samovryaduvannya, na pidpryyemstvakh, v ustanovakh i orhanizatsiyakh : Nakaz Ministerstva yustytsiyi Ukrayiny [Rules of organization of record keeping and archival storage of documents in state bodies, local governments, enterprises, institutions and organizations: Order of the Ministry of Justice of Ukraine]. Available at: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#Text (accessed 16 October 2021).
7. Instruktsiya z pidhotovky i podannya podatkovykh dokumentiv v elektronnomu vyhlyadi zasobamy telekomunikatsiynoho zvʺyazku : Nakaz Derzhavnoyi podatkovoyi administratsiyi Ukrayiny [Instruction on preparation and submission of tax documents in electronic form by means of telecommunication: Order of the State Tax Administration of Ukraine]. Available at: https://tax.gov.ua/zakonodavstvo/podatkove-zakonodavstvo/nakazi/62295.html (accessed 16 October 2021).
8. Polozhennya pro dokumentalʹne zabezpechennya zapysiv v bukhhaltersʹkomu obliku : Nakaz Ministerstva finansiv Ukrayiny [Regulations on documentary support of records in accounting: Order of the Ministry of Finance of Ukraine]. Available at: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#Text (accessed 16 October 2021).
9. Korolyuk T., Mazurenok O. (2021) Didzhytalizatsiia diialnosti pidpryiemstv: tendentsii, tsyfrovyi oblik, perspektyvy [Digitalization of enterprise activities: trends, digital accounting, prospects]. Galician economic journal (Tern.), vol. 70, no 3, pp. 59-70 [in Ukrainian].

https://doi.org/10.33108/galicianvisnyk_tntu2021.03.059

10. Korolyuk T., Kravchuk N., Karp I. (2020) Stan ta tendentsii rozvytku orhanizatsii dokumentoobihu v informatsiinii systemi upravlinnia pidpryiemstvom [Problems and tendencies of the documents flow in enterprise management information system]. Galician economic journal (Tern.), vol. 6, no 67, pp. 79-89 [in Ukrainian].

https://doi.org/10.33108/galicianvisnyk_tntu2020.06.079

11. Vprovadzhennya EDO: chomu zaraz? [EDI implementation: why now?]. Available at: https://medoc.ua/blog/vprovadzhennja-edo-chomu-zaraz (accessed 16 October 2021).
12. 5 system elektronnoho dokumentoobihu dlya biznesu [5 systems of digital documents flow for business]. Available at: https://ain.business/2021/05/28/5-edo-systems/ (accessed 16 October 2021).

Article

Журнал „Соціально-економічні проблеми і держава“, 2021, Випуск 2(25)